NORMAS DE USO DEL CANAL DE DENUNCIAS
PRIMERA.- Medio para la remisión de Denuncias
Se podrá informar, tras indicios razonables, de irregularidades o actos contra la legalidad o las normas del Código Ético y de Conducta mediante :
- Correo electrónico a la dirección
- Correo postal, preferiblemente certificado y con acuse de recibo, dirigido a la siguiente dirección:
OCSII- Canal de Denuncias
Calle Albasanz 16, planta 2
28.037 – Madrid
- Reunión presencial con el delegado del sistema interno (DSII) de información en el plazo de 7 días, solicitada por [email protected]
SEGUNDA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
Las personas que decidan presentar una denuncia a través del Canal de Denuncias deberán hacerlo de buena fe, con pleno respeto a la verdad, con el convencimiento de estar actuando de la manera correcta y únicamente en beneficio de LINK y/o de la sociedad en general.
Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de LINK.
TERCERA.- Hechos denunciables
A través del Canal de Denuncias se podrá denunciar la presunta comisión de incumplimientos, irregularidades y actos ilícitos en el ámbito de LINK, del grupo al que pertenece, o en perjuicio de aquella o de estas (en adelante, los «Hechos Denunciables», en plural, o el «Hecho Denunciable», en singular). En especial serán denunciables:
- Los incumplimientos graves o muy graves de la normativa penal o administrativa.
- Los incumplimientos que puedan suponer un perjuicio para la hacienda pública estatal o de la UE.
- Los incumplimientos de la normativa europea.
CUARTA.- Personas denunciables
A través del Canal de Denuncias se podrá denunciar de manera interna a cualquier persona o entidad que cometa un Hecho Denunciable, según lo establecido en el apartado anterior. Cualquier denuncia que implique al grupo (o a sus trabajadores) al que pertenece Link, pero no afecte a esta última, se informará al denunciante a qué canal ha de dirigirse.
QUINTA.- Personas que pueden denunciar
Podrá formular una denuncia interna cualquier persona que tenga conocimiento de la comisión de un Hecho Denunciable, con independencia de la relación que mantenga con LINK.
SEXTA.- Órganos de funcionamiento del Canal de Denuncias
Órgano Colegiado del Sistema de Información interno (OCSII)- (OIPI) ( En adelante OCSII)
Ese el órgano responsable del sistema en virtud de lo establecido en la ley 2/2023 de protección del informante.
Sus principales funciones son:
- Participar en la instrucción e informe en el caso de infracciones graves o muy graves que puedan requerir la aplicación de medidas disciplinarias o la comunicación a las autoridades.
- Designar al delegado del sistema de información interno. (DSII)
Delegado del Sistema de Información Interno (DSII)
Sus principales funciones son:
- Gestionar el Canal de Denuncias, recibiendo a través del mismo las denuncias internas que se formulen;
- Acusar recibo de las denuncias;
- Requerir al denunciante la subsanación de su denuncia cuando hubiera incurrido en un defecto subsanable al formularla y, en caso de que el denunciante no subsane el defecto, proceder al archivo de la misma;
- Admitir a trámite las denuncias internas que se reciban e inadmitir de plano aquellas denuncias que carezcan manifiestamente de contenido;
- Instruir los expedientes a los que den lugar las denuncias cursadas, manteniendo la confidencialidad del denunciante que haya optado por identificarse con su nombre y apellidos y proponiendo las diligencias de prueba que estime oportunas;
- Servir de interlocutor con el denunciante y con la persona o las personas denunciadas;
- Trasladar a la dirección general de las denuncias (sin la identidad del denunciante) que afecten al funcionamiento de la organización, así como las propuestas de prueba y proponer la práctica de las pruebas adicionales o complementarias que estime necesarias o convenientes;
- Proponer a la dirección general las medidas legales, técnicas, organizativas, formativas o de cualquier tipo como respuesta a la denuncia interna; y
- Ejecutar las medidas aceptadas por la dirección general.
En el supuesto de que algún miembro del OCSII estuviera implicado en los hechos denunciados, será otro de los miembros el que gestionará la denuncia para preservar el carácter confidencial de la misma y la protección del denunciante, y sólo tendrá conocimiento de la misma por el trámite, en los plazos y en las condiciones previstas en el apartado 7.7 de estas Normas.
Si varios miembros estuvieran implicados, será la dirección general la encargada de la gestión de la denuncia.
Dirección General
La dirección general de LINK tiene encomendada la función de organización y dirección dentro de la organización y, en relación con el Canal de Denuncias, realiza las siguientes funciones:
- Designar a los miembros del OCSII como responsables del sistema para su aprobación por el Órgano de administración
- Admitir las medidas que procedan, en su caso, de las decisiones del OCSII para la protección del denunciante;
- Aceptar o rechazar mediante resolución motivada las decisiones propuestas por el OCSII con respecto a las denuncias recibidas, según lo previsto en el apartado 7.7 de estas Normas de Uso.
SÉPTIMA.- Procedimiento de tramitación de las denuncias
7.1. Denuncia
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible, la infracción presuntamente cometida.
El denunciante podrá identificarse con su nombre y apellidos o bien formular la denuncia de manera anónima, a su elección. En el supuesto de que opte por identificarse con su nombre y apellidos, se garantiza la confidencialidad en el tratamiento de sus datos de tal manera que únicamente accederán a los mismos los miembros del OCSII, así como, en su caso, las autoridades públicas con competencias en la materia. En este caso, se solicitará la adopción por parte de dichas autoridades la adopción de iguales medidas para salvaguardar la confidencialidad y protección del denunciante.
Sólo se podrán formular denuncias en lengua española o inglesa, y por escrito, mediante correo electrónico a la dirección [email protected] o mediante correo postal, preferiblemente certificado y con acuse de recibo, dirigido a la siguiente dirección:
OCSII – Canal de Denuncias
Calle Albasanz 16, planta 2
28.037 – Madrid
A solicitud del informante también podrá presentarse la denuncia mediante una reunión presencial con el DSII, dentro del plazo máximo de 7 días desde la petición de reunión por la vía [email protected]
No se podrán formular denuncias internas por teléfono ni por ningún otro cauce distinto de los establecidos en estas Normas.
7.2. Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos de forma indiciaria.
Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.
En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.
7.3. Admisión a trámite
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en las presentes Normas de funcionamiento.
7.4. Subsanación de defectos
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, el DSII comunicará al denunciante que se hubiera identificado con su nombre y apellidos la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de diez (10) días naturales al denunciante que empezará a contar el día siguiente de la comunicación. Se advertirá al denunciante de que en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.
7.5. Archivo
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en las presentes Normas de uso, por el motivo que fuera, o si no se hubiera procedido a la subsanación de los posibles defectos, bien porque no se hubiera dado respuesta a la comunicación del OCSII prevista en el apartado anterior o bien porque la denuncia fuera anónima, se procederá al archivo de la misma.
7.6. Apertura de expediente
Si la denuncia es admitida a trámite, será el propio DSII el instructor de la misma.
Así, se procederá a la apertura de un expediente en el que podrán llevarse a cabo cuantas actuaciones resulten oportunas y practicarse las pruebas que el Comité estime necesarias para el debido esclarecimiento y determinación de los hechos.
Una vez tramitado el expediente, el instructor redactará un informe (sin la identidad del denunciante) que proponga a la dirección de LINK las medidas que correspondan, de conformidad con lo establecido en el apartado 7.7.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de la denuncia.
No obstante, cuando la complejidad de un determinado expediente así lo requiera, la Dirección General podrá acordar prórrogas adicionales de tres (3) meses, excepcionalmente, a petición del Instructor.
7.7. Decisiones sobre las denuncias internas
Las decisiones sobre las denuncias internas serán aceptadas o rechazadas por la Dirección General a propuesta del OCSII mediante resolución motivada y podrán comprender cualquiera de las siguientes:
- Instar la aplicación del régimen disciplinario correspondiente de conformidad con la normativa laboral aplicable.
- Cuando los hechos afecten al mantenimiento o el cumplimiento de una relación civil o mercantil, si las medidas contractuales propuestas por el OCSII son aceptadas, dar las instrucciones para su ejecución.
- Si las acciones propuestas por el OCSII para resarcir los daños causados a los posibles perjudicados son aceptadas, dar las instrucciones para su ejecución.
- Poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales o administrativas correspondientes.
- Si las medidas técnicas, organizativas, formativas o de cualquier otra clase propuestas por el OCSII con el fin de evitar que los hechos denunciados puedan repetirse en el futuro son aceptadas, dar las instrucciones para su ejecución.
7.8. Notificación a la persona o personas denunciadas
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados dentro de un plazo de un (1) mes a contar desde que se recibió la denuncia.
La notificación que se dirija a la persona o personas denunciadas no incluirá los datos del denunciante, de acuerdo con lo previsto a continuación en la Norma octava.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando exista el riesgo de que la notificación al denunciado pueda poner en peligro la capacidad de LINK para investigar de manera eficaz la denuncia, dicha notificación podrá aplazarse mediante resolución motivada de la Dirección General mientras exista dicho riesgo. El fundamento de esta facultad excepcional de la Dirección General es preservar las pruebas evitando su manipulación o destrucción por la persona denunciada o por terceros.
7.9. Notificación al denunciante
En un plazo no superior a tres (3) meses tras la presentación de la denuncia se remitirá comunicación al denunciante acerca del curso dado a su denuncia.
OCTAVA.- Confidencialidad
En el supuesto de que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos al formular la denuncia o en un momento posterior, siempre que la denuncia se hubiera realizado de buena fe y cumpliendo con las presentes Normas de uso, la tramitación de su denuncia se realizará con carácter confidencial, es decir, guardando estricto secreto y reserva sobre la identidad del denunciante.
Los datos del denunciante sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos.
Sin perjuicio de lo anterior, si como consecuencia de la investigación de una denuncia resultase evidente que esta es falsa o si el denunciante hubiera actuado con mala fe o infringiendo de manera flagrante las presentes Normas de uso, al margen de las medidas legales que pudiera adoptar LINK al respecto, los datos del denunciante podrán ser revelados a la persona denunciada para que, si esta lo estima oportuno, pueda, a su vez, iniciar las acciones legales oportunas frente a aquél.
NOVENA.- Ausencia de represalias
Se prohíben expresamente las represalias, las amenazas y las coacciones contra las personas que formulen denuncias internas, incluso aquellas realizadas con mala fe, sin perjuicio de las acciones que procedan en este caso y que valore la Dirección General.
Con el fin de garantizar lo anterior, todo denunciante tendrá derecho a acudir al OCSII con el fin de obtener orientación y protección frente a las posibles represalias que pudiera estar padeciendo por el mero hecho de haber formulado una denuncia interna.
DÉCIMA.- Política de Privacidad
Los datos de carácter personal comunicados a través del Canal de Denuncias serán tratados en un fichero propio por LINK con la única finalidad de tramitar las consultas y las denuncias internas que formulen los usuarios. Únicamente tendrá acceso a este fichero el DSII de la compañía.
La condición de licitud del tratamiento de los datos personales se encuentra en el interés legítimo de LINK en velar por el cumplimiento ético y normativo dentro de la organización en el caso de las denuncias anónimas, así como en el consentimiento de los Usuarios con respecto a sus datos identificativos cuando hayan optado por identificarse.
Los datos personales objeto de tratamiento serán todos los que se hayan comunicado a través del formulario electrónico o por correo postal, el dato de IP del equipo del Usuario en el caso de comunicaciones por vía electrónica y cualesquiera otros datos que se obtengan mediante la práctica de las pruebas admitidas por la Dirección General.
Los datos se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Los registros se mantendrán anonimizados a efectos de estadística.
Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano de LINK al que corresponda la investigación de los hechos denunciados con el fin de tramitar las medidas de investigación interna que resulten necesarias y, en su caso, aplicar las medidas disciplinarias, contractuales o judiciales que se consideren oportunas.
Los datos personales podrán ser comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los hechos denunciados y a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.
LINK se compromete a respetar la confidencialidad de los datos incluidos en el Canal de Denuncias y a utilizarlos de acuerdo con su finalidad, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adaptar todas las medidas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. En especial, LINK mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas que decidan identificarse, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas.
Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto de que una denuncia resulte ser falsa, los Usuarios quedan informados de que sus datos podrán ser comunicados a la persona o personas denunciadas para que éstos puedan, si así lo estiman oportuno, iniciar las acciones legales que les asistan con motivo de la falsa denuncia.
Los titulares de datos de carácter personal comunicados a través del canal de denuncias podrán ejercitar, con respecto a los mismos, los derechos reconocidos en normativa sobre protección de datos personales y, en particular, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, y limitación del tratamiento.
Los derechos referidos en el párrafo precedente podrán ejercitarse por cada titular mediante solicitud por correo electrónico dirigido a [email protected] o por correo postal ordinario dirigido a:
OCSII – Canal de Denuncias
Calle Albasanz 16, planta 2
28.037 – Madrid
Para el ejercicio de cualquiera de los derechos indicados, será necesario incluir en la solicitud:
- Nombre y apellidos del interesado, fotocopia de su documento nacional de identidad, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, así como el documento acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud.
- Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.
Por último, se informa a los interesados de que tienen derecho a presentar, si lo estiman oportuno, una reclamación ante la Agencia Estatal de Protección de Datos, que tiene su sede en Madrid (28.001), en la C/ Jorge Juan, núm. 6.
Para una información más completa y detallada de sus derechos se recomienda a los interesados que visiten la página web de la Agencia Española de Protección de Datos o que contacte con esta a través de su servicio de atención al ciudadano, llamando por teléfono al 901.100.099.
UNDÉCIMA.- Aceptación de las Normas de uso
La utilización del Canal de Denuncias implica la aceptación íntegra y sin reservas de ninguna clase del contenido íntegro de las presentes Normas de uso.